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实验室开放预约系统

我司开发的实验室开放预约系统,包括开放设置、预约管理、签到管理、收费管理、评价管理、统计分析等模块。

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一、 开放设置

学校或学院管理员先添加各个学院有哪些开放的实验室,设置实验室的编号、名称、所属学院、管理员、联系方式等基本信息,如下:

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各个实验室管理员可对所管理的实验室添加开放的实验场地或实验设备,并设置每种资源的开放参数、开放计划,打印签到二维码。

开放参数包括计费时间单位,可选择以小时还是天为单位;最大可预约次数,默认为1,大于1时同一个时间段可被多人次预约;是否预付费,为是时预约单必须付费后才可使用预约的实验场地或设备;预约规则包括预约开始前多少小时开放预约功能,多少分钟关闭预约功能等。准入考试可设置预约该资源前是否要通过某场考试。可添加承诺书,预约前用户必须签订承诺书后才可预约。可设置该资源是对所有人开放,还是只对部分人员(本院本科生、外院本科生、本院研究生、外院研究生、本院教职工、外院教职工、校外人员)开放,并可针对不同的开放对象设置不同的收费标准。如下:

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可对每个开放资源设置单独的开放计划,包括一天内分成几个时间段,一周内哪几个时间段开放预约。学校管理员可设置全校默认的开放计划,各个实验场地或设备默认都适用全校的默认开发计划,有特殊情况时自行设置。对于节假日,还可针对某天单独设置是否开放。如下:

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对于实验设备,系统还支持预约测样,用户只需预约设备进行测样,无需预约时间。一个设备支持添加多个测样项目,每个项目可设置不同的收费标准。如下:

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二、 预约管理

用户可按学院、实验室、资源名称查找要预约的资源,查看资源详情,填写预约单,对于支持送样测试的设备,可预约测样。如下:

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对某个资源点击预约时间或预约测试时,系统先判断该用户是否满足该资源的预约条件。如果该资源需要准入考试通过后才可预约但该用户没在准入名单里,则提示先参加准入考试。如果该资源需要签订安全承诺书后才可预约但该用户没签订承诺书,则跳转到承诺书查看界面,如下:

承诺书.png

阅读过承诺书后,用手机扫描二维码,即可在手机上签名,如下:

手机签名.png

签好名后提交即可。

通过安全检查后,即可打开预约单填写界面。选择要预约的时间段,如下:

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选好时间后补充完善预约单,填写项目名称、指导教师、实验内容等,如下:

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预约单内容填写完毕后提交审核,一般由经费负责人、实验室管理员审核。

审核时可查看预约单内容,选择通过或退回,退回时必须填写退回原因。

预约单审核通过后,若临时有事无法按预约时间前往使用时,在规定时间内可取消预约,取消时需填写取消原因。

三、 签到管理

预约单审核通过后使用人使用实验场地或设备前必须签到,不签到视作爽约。可为每个实验室打印一个二维码,贴在实验室门口。实验室管理员可打印所管理实验室的签到二维码,校级管理员可打印所有实验室的签到二维码。

在预约开始时间前若干分钟内即可开始签到,实验室管理员可设置预约时间前多少分钟开始签到、预约时间后多少分钟关闭签到。用户扫码后可看到自己已审核的预约单,对可以签到的预约单点“签到”即可。如下:

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四、 收费管理

需要收费的实验室,预约时根据预约的时间段系统自动计算实验室占用费。

对于耗材等其他费用,实验室管理员可输入收费信息,包括费用类型、金额、说明。可输入多条费用信息,系统自动计算合计费用。实验室管理员录入其他费用信息后,需要预约人、经费卡负责人确认。实验室管理员可设置本实验室是实验前预付费还是实验后按实结算。预付费的实验室,预约单审核通过后系统即生成对应的预付费账单。实验室管理员可修改调整账单,确认无误后提交预约人确认。

预约人确认账单后,即可打印出账单,到财务处交费。交费完成后录入交费信息,包括凭证日期,可拍照上传财务凭证。提交后由实验室管理员审核。实验室管理员可查看用户上传的财务凭证是否真实有效,确认无误后该预约单改为已交费状态。

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五、 评价管理

预约结束时间后,签到的预约单,预约人可评价此次预约服务,包括实验室环境、服务质量等多方面,系统初始化时管理员可设置评价指标。预约人查看实验场地或设备详情时,可查看他人的评价情况。如下:

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六、 统计分析

可统计一段时间内各学院的实验室预约情况,包括预约单数量、小时数、金额、机时等,如下:

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   用户可查询自己填写的预约单,实验室管理员可查询本实验室的预约单,学院管理员可查询本学院的预约单,学校管理员可查询全校的预约单,查询结果可导出到EXCEL,可统计预约时间、收费金额。