采购管理系统，支持全生命周期管理，包括申购、审批、招标、合同等环节，一键查看所有资料。移动端随时随地审批各类采购业务，提高办事效率。

电商采购平台，打通财务系统、资产系统、电商平台，实现分散采购、集中支付，师生可直接在电商平台下单，无需垫资，无需报销，订单在系统审批后电商发货，到货验收后统一结算，采购效率和成本控制都得到大幅提升。

快速采购系统，对零星采购限额以上、招标限额以下的项目，根据项目要求设置参数指标后发布采购公告，供应商在线响应，系统智能评标得出供应商排名，部分项目也可组织专家评审，公平公正公开的组织采购，规范非招标采购流程。

采购系统功能简介 
申购管理：采购前，申请人填写各类采购申请表，包括货物、服务、工程等，可上传相关材料，包括大型仪器设备论证报告、进口论证报告等。

项目审批：采购申请表提交后，根据学校采购管理制度由相关部门审批，可通过工作流平台设置各类采购申请表的审批流程，各类采购可分别设置不同的审批流程。可按是否进口、金额高低等条件设置不同的审批节点。

采购执行：项目审批通过后，可根据项目金额自动匹配相应的采购方式，也可由主管部门指定采购方式。支持自购、协议供货、询价、竞争性谈判、招标等不同的采购方式。

招标管理：可添加多家招标代理公司，随机抽取或指定代理公司，由代理公司进行招标过程管理。招标过程包括编制招标文件、发布招标公告、接受供应商报名、组建评标委员会、开标、评标、发布招标结果、发放中标通知书、项目结项等阶段。可设置每个阶段的完成时间，上传相关材料，支持废标、重新招标。项目结项时可对代理公司进行评价。

进口管理：可添加多家进口代理公司，随机抽取或指定代理公司，由代理公司进行进口过程管理。进口过程包括签订外贸合同、办理海关免税申请表、到货、验收、支付尾款、归档等阶段。可记录各个阶段的重要信息，包括代理协议号、海关免表号、报关单号等。可上传各个阶段的相关材料。可设置各个阶段的完成时间，便于跟踪进口业务的办理进度。项目结项时可对代理公司进行评价。

合同管理：可根据采购数据生成合同基本信息，包括合同申请部门、申请人、合同乙方、乙方联系人、合同金额等，再补充质保期、付款计划等部分数据，支持选择某个标准合同模板在线编辑，或选择非标合同自行上传合同初稿，提交后由相关部门审批，审批后可生成有水印防伪的合同正稿，可根据关键字段查询或导出合同数据。

专家库管理：建立专家库，包括校内专家、校外专家，专家注册时填写基本信息、业务专长、履历等资料，提交后由管理人员审核。专家评审时可从专家库里抽取专家，并发送短信通知。

供应商管理：建立供应商库，供应商可在线注册，填写基本信息，上传营业执照等材料，提交后由管理人员审核。审核通过的供应商才可参与项目投标。项目结项时可对供应商进行评价，管理人员可把有问题的供应商加入黑名单。

统计分析：可生成各类常用统计报表，包括按月采购统计、分部门采购统计、分类采购统计、按采购方式统计、按价格区间统计、按供应商统计、项目执行情况统计等；可生成各种常用分析图表，包括按采购增长变化趋势分析、各部门采购分布占比、采购进度分析、各代理公司业务办理进度对比分析等。

采购驾驶舱：以驾驶舱方式在统一页面直观展示采购系统的各类数据，包括在线用户数，各类采购申请按天或按月的采购量，各种采购方式的占比，采购流程各阶段的占比，各部门采购量统计，各电商平台按月采购量统计，电商商品采购情况，非电商采购成交商排名，各招标代理公司业务量统计，各进口代理公司业务量统计，专家库统计，各种采购方式采购周期统计等。页面上的图表支持饼图、环形图、柱形图、折线图、曲线图、条形图、雷达图、速度表等。可根据需要设计多个场景，包括采购系统全貌、电商平台、快速采购、招标采购、重点项目跟踪等，每个场景显示相应的统计数据，可在多个场景间进行切换。

移动端：可通过微信公众号、移动门户在手机上进行各类操作，包括对需本人审批的业务进行审批、查询本人申请的业务的审批情况、申购单查询、消息通知、拍照上传等操作。

系统管理：权限设置、基础数据维护、系统参数配置、审批流程配置、发布通知公告、查看操作日志。

电商采购平台功能简介

选品下单：集成电商平台的身份认证机制，师生可免登录进入电商平台，挑选商品下单后自动生成对应的申购单。

订单审批：申购单补充经费卡号等信息后提交审批。提交时调用财务接口冻结经费，审批通过后系统通知电商平台发货，审批不通过时解冻经费，并通知电商平台取消订单。

到货验收：可获取电商平台的物流配送信息，获取订单状态。到货签收后根据固定资产、耗材、办公用品分别走相应的验收流程，其中固定资产需推送到资产系统验收。

拆单：一个订单有多种商品时，不同商品可能会从电商的不同仓库发货，电商会根据商品所属仓库对订单进行拆单。系统定时监测电商的拆单情况进行对应拆单，并把采购申请单也对应拆单，这样才能与电商的子订单一一对应，便于后期根据子订单进行对账结算。

退货：用户在电商平台上退货后，系统定时抓取退货商品信息，支持订单里的部分商品退货。对于有退货的订单，需把对应采购申请单上的退货金额扣除掉，此时需先解冻原来的经费，然后按新的金额重新冻结。

对账结算：管理部门可定期提取验收通过的订单发起结算，调用财务系统报销接口进行结算报销，财务支付后获取支付信息。提供对账功能，电商平台可导出已签收未结算的订单列表，导入后系统自动匹配，匹配成功的加入到待结算清单里。

暂停：年底关账期间，可以暂停京东慧采等电商平台，可设置关账通知。暂停后用户仍可以进入京东慧采等电商平台，对一些第三方物流的订单进行人工确认收货，以加快签收进度。不过电商采购平台不再接收此时下单的订单数据。

消息提醒：为避免到货后验收超时导致无法结算，产生滞纳金，可以设置验收相关提醒。订单商品到货可以验收时，系统自动给用户发送待验收提醒，通知用户进行验收。到货后超过若干天仍未验收通过时，系统可自动每天给用户发送验收超时提醒，直至验收通过。

统计分析：可对电商平台的采购情况进行各个维度的统计分析，可统计一段时间内各部门的采购量、各采购类别的采购量、各商品类别的采购量（包括数量、金额），可用柱状图、饼图、条形图、曲线图等展示，统计数据可导出到EXCEL。可对全校的采购量按月进行图表统计，展示采购量变化情况。可按申请人、项目负责人统计出采购量并进行排序。

快速采购系统功能简介

项目发布：采购申请审批通过后，申请人可填写项目需求，包括技术参数、商务要求、资质要求、技术总分、商务总价、价格总分等。填写完项目需求后，提交审核。承办人审核项目需求，审核通过后发布项目。

供应商响应：供应商注册审核通过后参与报价。需对项目的资质、技术、商务要求逐条响应，提交证明材料及报价。

资质审核：到报价截止时间后，投标商不足3家时可自动顺延一次。开标后承办人进行投标商资质审核，不符合要求的可把供应商设为无效投标，也可以返回给供应商，供应商重新上传资质证明文件后重新进行资质审核。资质审核后若有效投标商家数不够时，可转一审审核，取消项目，并择日重新发布采购公告。

智能评分：审核后系统根据供应商响应情况进行自动评分，计算出各个投标商的总分及名次。

用户初选：智能评分后，用户可以查看投标商排名及响应情况，选择成交商，非第一名时需说明理由。

一审审核：用户提交成交商选择后，承办人可根据选择情况进行后续操作，包括发布中标、退回用户重选、递交领导二审、组织专家评审、废标等。

专家评审：可建立专家组，对项目进行评审。可随机抽取或指定专家名单，短信通知参评专家。评审时每个专家独立评审打分，对供应商的资质、商务、技术指标逐项进行评审，最后由组长汇总提交。

发布成交信息：确定成交商后可发布成交公告，可按成交公告模板格式生成公告，确认无误后发布到网站上。可按模板生成pdf格式的中标通知书，用邮件发送给中标商，也可打印中标通知书。

信息查询：申请人可查询自己申请项目的进展情况，采购部门可以查看所有项目的进展情况。

统计分析：可对快速采购情况进行各个维度的统计分析，可统计一段时间内各部门的采购量、各采购类别的采购量、成交商排名等，可用柱状图、饼图、条形图、曲线图等展示，统计数据可导出到EXCEL。