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采购管理系统

建立全校统一的采购管理信息平台,包括物资设备、修缮工程、服务项目等,为教职工提供一站式的采购服务,方便教职工办理业务。

采购全生命周期管理,包括申购、审批、招标、合同、验收等环节,一键查看所有资料。

移动端随时随地审批各类采购业务,提高办事效率。

通过采购数据的实时登记,保证全校采购情况的实时性和有效性,为学校有关部门管理决策提供依据。

1. 申购管理:

采购前,申请人填写各类采购申请表,包括物资设备、服务项目、图书教材、信息化产品及项目、修缮工程等,可上传相关材料,包括大型仪器设备论证报告、进口论证报告等。

2. 项目审批:

采购申请表提交后,根据学校采购管理制度由相关部门审批,可通过工作流平台设置各类采购申请表的审批流程,物资设备、服务项目、图书教材、信息化产品及项目、修缮工程,可分别设置不同的审批流程。可按是否进口、金额高低等条件设置不同的审批流程。

3. 采购执行:

项目审批通过后,可根据项目金额自动匹配相应的采购方式,由不同的部门组织采购。支持自购、协议供货、询价、竞争性谈判、招标等不同的采购方式。

4. 招标管理:

支持学校招标、代理招标。代理招标时,可添加多家招标代理公司,指派项目给代理公司后,由代理公司进行招标过程管理。招标过程包括发布招标公告、接受投标商报名、组建评标委员会、开标、评标、发布招标结果、发放中标通知书等阶段。可设置每个阶段的完成时间,上传相关材料,支持废标、重新招标。

5. 进口管理

可添加多家进口代理公司,进口项目指派给代理公司后,由代理公司进行进口过程管理。进口过程包括签订外贸合同、办理海关免税申请表、到货、验收、支付尾款、归档等阶段。可记录各个阶段的重要信息,包括代理协议号、海关免表号、报关单号等。可上传各个阶段的相关材料。可设置各个阶段的完成时间,便于跟踪进口业务的办理进度。

6. 合同管理

可录入合同基本信息,包括合同申请部门、申请人、合同乙方、乙方联系人、合同金额、质保期、付款计划等,可上传合同电子档或扫描件,提交后由相关部门审批,可生成有水印防伪的合同文本,可根据关键字段查询合同,可记录合同付款情况。

7. 验收管理:

由项目申请人提出验收申请,提交后由相关人员审批,可上传签字的验收报告、发票、资产照片等相关材料。可根据学校采购管理制度,对物资设备、服务项目、图书教材、信息化产品及项目、修缮工程分别设置不同的审批流程。通过后可打印出验收单,作为财务报销凭证。

8. 专家库管理:

建立专家库,包括校内专家、校外专家,用于采购论证、招标评标。管理人员可维护专家的基本信息、业务专长、履历等资料。加到某个项目的专家,管理人员可向专家批量发送短信或邮件通知。

9. 供应商管理:

建立供应商库,管理人员可维护供应商库,供应商也可自行注册,填写基本信息,上传营业执照等材料后提交审核,审核通过后即可加入供应商库。建立供应商评价机制,加入黑名单的供应商,可在网站上进行公示。

10. 统计分析:

可生成各类常用统计报表,包括按月采购统计、分部门采购统计、分类采购统计、按采购方式统计、按价格区间统计、按供应商统计、项目执行情况统计等;可生成各种常用分析图表,包括按采购增长变化趋势分析、各部门采购分布占比、采购进度分析、各代理公司业务办理进度对比分析等。

11. 移动端:

可通过微信公众号、移动门户在手机上进行各类操作,包括对需本人审批的业务进行审批、查询本人申请的业务的审批情况、申购单查询、消息通知、拍照上传等操作。

12. 系统管理:

权限设置、基础数据维护、系统参数配置、审批流程配置、发布通知公告、查看操作日志。

1. 邮件、微信、短信通知:

系统在各个环节都可设置邮件、微信或者短信通知,便于及时通知相关人员进行业务处理。

2. 灵活可配置:

系统的各个模块都有较高的灵活性,申购单、合同、验收单等表单都可以根据学校的实际需要对字段进行个性化配置,能快速适应业务的变化。

3. 工作流引擎;

系统提供了功能强大的工作流引擎,可自定义流程节点;可根据SQL语句查询结果进行跳转,以支持各种复杂的流程分支;可根据SQL语句查询处理人,以支持特殊情况下的处理人选择;支持转办、待办、批量审核;下一步处理人未处理时可进行撤销操作。

4. 多终端融合

系统支持ie、firefox、chrome、safari等主流浏览器,可通过微信公众号、移动门户等终端进行各种业务操作,支持andriod、ios两大平台。