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外事管理系统

1. 因公出国(境)管理:

师生在线填写因公出国(境)申请,对不同情况的因公出国(境)申请(办理签证、签证在有效期、免签、持个人普通护照出访等)可区别进行申请,历史填写记录能够自动提取无需重复填写,支持出国(境)申请由转办人代为填写,审核部门可在线进行会签审核,管理员可登记业务办理进度,审核消息及时通过短信邮件通知申请人。通过系统可生成校内申请表、备案表、护照登记表、签证办理材料等多种申请材料;教职工可查看个人因公护照信息,可扫描条码快速查询申请信息。丰富的出国(境)查询统计功能。

2. 学生交流项目:

外事处管理员可发布外事处负责的交流项目,部门管理员可发布单位自主的交流项目。发布时可对学生类型、报名年级、各学院人数等条件进行限制等;学生可在线填写报名,提交申请时系统自动校验报名的项目间是否有时间冲突,在报名后可补录护照外语成绩等信息;报名后管理部门可审核报名信息,可登记学生的报名结果、是否派出等信息,办理进度会通过邮件通知学生;派出的学生可上传交流总结等;对学生交流项目有丰富的数据查询及统计。

3. 来访接待管理:

教职工可填写来访接待申请,登记来访团基本信息、来访单位信息、来访成员、日程安排,可上传相关材料,可邀请校领导参与接待,提交后由相关部门审核;来访结束时可提交总结材料,因故取消时可录入取消原因;可录入来访成员的详细联系信息,形成名片库。对来访接待有丰富的数据查询及统计。

4. 合作协议管理:

部门可填写协议申请,上传协议申请所需材料,相关部门在线审核合作协议;管理员可以将协议申请办理的沟通记录、办理记录等分享给相关办事人员;协议签订后在系统内登记协议存档,半年/一年内即将到期的协议,系统自动提示管理员,以便提前进行续签等业务办理。对合作协议有丰富的数据查询及统计。

5. 国际/港澳台会议管理:

部门管理员可在系统内填写会议预报、会议申报。外事部门管理员可设置会议预报、申报填写的时间开关;会议申报记录会议名称、时间、地点经费来源、组织单位、会议成员名单等;会前如有变化,部门可在系统中提交会前修改申请。会议结束后,部门可填写会议总结、实际与会的单位机构、与会人员,可上传会议报告等材料。对会议管理有丰富的数据查询及统计。

6. 外籍教师管理:

教职工可在系统录入来华外籍教师的信息,包括个人信息、工作经历、随行家属等;可为短期外籍专家办理被授权单位邀请函、外国专家来华邀请函,为长期外籍专家登记聘任信息、打印外国专家来华工作许可申请表;可提交专家证新办、延期、注销申请,护照变更申请;可生成外专局、教育部所需的统计表。

7. 学生公派出国:

管理员可发布学生公派出国的报名通知,包括报名截止时间、学院推荐截止时间、主管部门审核截止时间、项目说明等;学生可查看报名通知,填写报名信息,并由学院、主管部门审核报名学生资格,管理员可在系统录入录取结果。对学生公派出国有丰富的数据查询及统计。

8. 交换留学生报名:

管理员可发布报名批次,交换留学生可通过系统注册账号,注册后可在系统内填写报名信息;管理员可对留学生报名信息进行审核,还可对报名院系进行调剂;学生报到后,可登记学生的报到信息,可按项目、按学院、学校等条件统计报名情况。

9. 学历留学生报名:

管理员可发布报名批次,学历留学生可通过系统注册账号,并填写报名信息;管理员可对留学生报名信息审核,还可对报名院系进行调剂;学生报到后,可登记学生的报到信息。可汇总导出学生信息数据,可按学院、学校等条件统计报名情况。

10. 教师公派出国:

管理员可发布教师公派出国的报名通知,包括报名截止时间、报名要求等;教师可查看报名通知,填写报名信息,管理部门可审核教师报名表,可生成教师出国年终统计等报表。

11. 孔子学院管理:

可录入或用模板批量导入来华学习学生的信息,可填报培训外国教师的项目及人员信息,可填报派出教师志愿者的项目及人员信息,可填报孔子学院建设管理费用预算表、决算表;可根据各种查询条件查询各项数据。

12. 港澳台学生管理:

登记在校港澳台学生信息的基本信息,并对港澳台学生的学籍异动、课程学习、科研、社会工作、学生活动、社会实践、表彰及处分、毕业后去向等各方面的信息进行记录;可根据各种条件查询港澳台学生信息,查询结果可导出到EXCEL。

13. 部门日常工作:

记录部门内人员的日常工作安排及外出情况,部门内人员登录系统后即可查看本部门的日程安排,更便捷的了解每个人的工作任务。

14. 系统管理:

权限设置、教职工管理、学生管理、基础数据管理(国家、学校机构等)、系统参数配置、流程配置、统计分析、公告管理、帮助管理。

1. 全业务办理平台:

系统涵盖了外事工作中的各个方面,针对教职工、学生、部门、主管部门、校领导分别设计各类用户的操作界面,业务申请导向清晰,简便易懂。

2. 丰富的统计图表:

系统提供丰富的统计查询、图表展示、数据导出功能,更生动、清晰的将业务数据向用户展示。

3. 工作流灵活配置:

采用业界流行的开源activiti工作流平台,基于BPMN2.0标准,支持分支、并发、自动等多种节点,可灵活定义业务处理的节点及处理人,流程变化时配置节点即可,无需修改程序。

4. 打印模板自定义:

只要会word,了解简单的定义公示,即可自定义各类打印模板,格式可根据学校情况自定义,打印时能从系统读取数据按模板生成表格。

5. 多终端融合:

系统支持ie、firefox、chrome、safari各类主流浏览器,可通过微信公众号、手机移动门户进行各种业务申请、审批操作,可通过短信、微信发送业务办理进度通知等,方便高效。