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西安电子科技大学 外事综合管理服务平台

西安电子科技大学是以信息与电子学科为主,工、理、管、文多学科协调发展的全国重点大学,直属教育部,是国家“优势学科创新平台”项目和“211工程”项目重点建设高校之一、国家双创示范基地之一、首批35所示范性软件学院、首批9所示范性微电子学院、首批9所获批设立集成电路人才培养基地和首批一流网络安全学院建设示范项目的高校之一。2017年学校信息与通信工程、计算机科学与技术入选国家“双一流”建设学科。

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随着近年来外事交往不断深入,师生与国(境)外交流日益频繁,互访人数逐年递增,交流项目不断增长,致使学校外事、港澳台管理和服务业务量逐年增多,外事管理系统建设已成当务之急。

学校面临下列问题亟待解决:

l  数据信息量大,纸质不易保存和查找统计;

l  各业务口之间相互独立,协同工作难,重复性工作多;

l  数据采集缺乏统一标准,不同部门之间数据甚至出现多个版本;

l  工作人员数量有限,传统的办公手段通常是采用纸张表单,手工传递的方式,递交相关人员审核、签字、盖章,最终进行归档,难以满足现代化管理的需求,严重影响管理和服务效率,阻碍改革发展进程。

在西安电子科技大学的外事综合管理服务平台项目中,我司根据学校需求,针对师生办事难,管理效率低等现实问题,按照“材料最少、流程最简、效率最高”的原则,量身定制了包括因公出国(境)管理子系统、境外来访团组管理子系统、学生国际交流项目管理子系统、外国人来华工作管理子系统、合作伙伴及协议管理子系统、礼品管理子系统、外事文件管理子系统、数据分析及系统管理子系统、统一身份认证子系统等系统功能模块,采用学校统一身份认证登录系统,实现统一身份认证数据对接,实现身份数据的统一存储,统一管理,实现全校各应用的单点登录,打破信息孤岛,完成外事数据资源的归集、共享、管理和交换,同时打通“PC端、移动端”,方便师生“网上办”“掌上办”,相关功能比较契合校方的需求,也得到了校方的一致好评。

一、因公临时出国(境)

针对复杂的出国(境)手续办理环境,出访管理政策的不断调整,线下需要填写繁杂且重复的表单等诸多问题在因公临时出国(境)模块中得到了很好的解决。师生可在线填写因公临时出国(境)申请,对于不同的情况的申请,如:需办理签证,参加线上国际会议,双跨团组等情况,可区别进行申请,填写过程中系统针对不同的办理情况提供丰富的提示,智能化填写表单,无需填写额外的信息,系统可从日程安排中提取出访国家(地区)、城市信息、经费标准信息,一些个人基础,出访记录,备案表等信息可从学校数据平台或历史填写记录中获取无需重复填写,支持代办人代理填写。系统提交后会实时显示办理进度信息,审核消息会及时通过企业微信消息形式通知管理员,管理员通过移动端或电脑端消息链接直接进行审批,系统可实时对申请人进行进度反馈提醒,如审核通过提醒,行前教育预约提醒,总结提交提醒等;通过系统可生成校内申请表、备案表、护照登记表、签证办理材料等多种申请材料。

因公临时出国(境)主要包括:出国(境)年度计划申报、出国(境)申请、线上审批、出国(境)公示、行前教育管理、延期出访管理、住宿费超标备案管理、出访总结、查询统计等各项因公临时出国(境)管理功能。

 

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二、学生国际交流项目管理

学生国际交流项目主要分为国家公派项目、校际交流项目(线上项目,线下项目),由国合部管理员,研究生院管理员或各单位管理员通过系统发布项目,发布项目时可对可报名学生类型、可报名学院等条件进行限制;学生可在线填写报名信息,系统提供智能填写表单,可直接通过学校数据平台和历史申请信息获取基础信息,可根据不同申请类型提供丰富的填报提醒,减少报名填写的工作量。预审通过后学生可根据需要选择需要参加的项目进行派出审核,系统针对不同项目会对学生进行实时提醒,如:线下项目提醒学生行前集训,补录附件,境外签到,返校总结等。管理员对学生录取、派出、境外打卡(线下项目),总结提交进行管理;支持对学生交流项目进行自定义查询与统计。

 

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三、来访管理

来访管理主要分为国际来访管理,港澳台来访管理,主要由申请人提交来访申请,登记来访团组信息(支持按照Excel模板导入),接待安排信息等信息,并上传附件;可邀请校领导参与接待;线上审核通过后,系统将自动按照接待时间提前7天提醒申请人;申请人可通过系统上传总结材料。管理员可对来访接待进行数据查询和统计。

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四、外籍教师来华工作管理

外籍来华工作管理主要分为外国人来华手续办理(长期外国高端人才A类,长期外国专业人才B类(境外,境内,转聘),外国人来华签证邀请函),外籍教师库管理两大管理模块。学院外事干事可按照对应专家手续办理类型进行提交专家信息,包括个人信息、工作经历、教育经历等,支持工作许可通知,工作许可证,居留许可证证件上传;入校手续办理完成后系统将自动将填报信息录入至学校机构库中,系统可根据专家聘用合同,工作许可,居留许可证件进行到期提醒;管理员可实时维护专家的基本信息、聘用信息和证件信息,同时支持学院提交的专家证件延期,注销,补办等申请。

五、合作协议管理

单位外事干事可填写协议申请,上传协议所需材料,相关部门在线审核;协议签订后,单位外事干事可将签署扫描文件上传至系统,并确认协议签署完成;

对于即将在3个月内到期的合作协议,系统将自动提醒管理员进行续签等业务的办理;支持协议多条件查询和统计。

六、合作伙伴管理

管理员可维护合作伙伴信息,支持合作协议,来访管理,因公临时出国(境),学生国际交流项目关联;相关模块申请完成后自动进入合作伙伴统计中;

七、外事纪念品管理

外事纪念品管理主要分为礼品库管理,礼品申请,受赠礼品管理主要模块。管理员可添加礼品信息,供应商信息,单价,数量等信息,同时可进行入库操作,并生成入库记录;申请人可线上根据礼品列表进行提交申请,系统可自动验证可申请数量,提交申请成功之后,可申请数量将自动冻结该部分,支持管理员对申请礼品的品名和数量的调整;审核通过后管理员可记录发放人,领用人等信息。

管理员可线上记录受赠礼品信息,支持受赠礼品移交功能。

八、教师公派出国

教师公派出国主要分为出国研修项目申请,公派出国访学申请两个模块,申请人通过线上提交申请,涉及到个人信息,系统会从学校数据平台和历史填写数据中获取出来,减少申请人不必要的填写;支持全线上审批,申请人和管理员可实时查看办理进度;如遇特殊情况,支持线上提交延期回国申请,取消出国申请,并提交特殊情况说明;可按照不同条件统计和查询公派出国情况。

九、外事驾驶舱

外事驾驶舱主要数据来源为外事综合管理服务平台,支持与学校数据平台互通,打破信息孤岛,与研究生院、本科生院、发规处、科研院、就业办等部门数据互通,采用丰富的图表,按照不同的统计维度,不同的展示模式,多样化得展示各个业务模块数据信息。支持数据的互联,点击数字可查看对应的列表;支持按照权重展示不同种类画像,如按照各单位中外联合发表论文数,国际期刊,留学生比例,院系出访团组数,全外语教学专业数等分配权重进行计算;支持通过系统补录数据;


我司开发的外事综合管理服务平台具有以下几大特色:

1、贴合高校管理

本系统根据高校外事工作管理的特色、难点做了详实的设计分析,将公司在多家成功使用高校的工作流程,管理经验融入到项目中。系统不仅满足了省、市外办对高校的管理要求,实现数据采集、申报,报表打印等要求,并为高校外事管理中遇到的问题提供切实可行的方案,提供丰富的统计图表,辅助管理决策人员优化管理模式,提高工作效率。

2、性能稳定

因为外事综合服务平台的使用者,涉及到出国在外的人员,需要外事系统提供全球化的服务,需要系统能够支持7*24小时的无间断的正常服务。我公司的外事综合管理服务平台使用分布式架构,布设多个服务节点,保障了服务的稳定性,且能达到无间断的系统升级,为用户使用带来极大的便利。

3、流程配置灵活

系统自带高效、可灵活配置的流程引擎,可由系统管理员根据单位情况配置各个业务的审批流程。

4、打印配置简便

管理员在现有的打印模板基础上修改即可制作出打印的模板,管理员仅需掌握WORD、EXCEL工具,无需安装额外工具即可完成打印模板的制作。

现在已经合作的单位还有西南交通大学、南京师范大学、南京林业大学、中国政法大学、中国美术学院、河海大学、西北农林科技大学、兰州大学、温州医科大学、中国药科大学、福州大学、华侨大学、集美大学、福建农林大学、温州大学、浙江师范大学、浙江传媒学院、上海第二工业大学、上海电机学院、上海政法学院、上海电力大学、上海理工大学、上海音乐学院、上海应用技术大学、鲁东大学、烟台大学、武汉大学、石河子大学、西南石油大学、上海市体育局等高校和单位。

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