首页 案例分享 案例详情
同济大学 采购管理系统

同济大学历史悠久、声誉卓著,是中国最早的国立大学之一,是教育部直属并与上海市共建的全国重点大学。经过114年的发展,同济大学已经成为一所特色鲜明、在海内外有较大影响力的综合性、研究型、国际化大学,综合实力位居国内高校前列。

我司为同济大学开发的采购管理系统,包括基建项目管理、申购管理、采购管理、合同管理、验收管理、供应商管理、电商采购平台、系统管理等模块。

一、 基建项目管理

对基建项目建立信息库,创建预立项阶段计划,包括前期准备、勘察设计阶段,建立各阶段的任务清单,提交后进行预立项审批。预立项审批通过后,创建正式立项阶段计划,包括施工监理、竣工验收阶段,建立各阶段的任务清单,提交后进行正式立项审批。采购申请时可提取基建项目的任务,系统可追踪基建项目的任务执行情况。

二、 申购管理

根据学校采购管理制度,分为4大类申购:设备申购、工程申购、材料/图书申购、服务申购。每类申购都有个须知告知注意事项,看完后填写申购单。每个填写框都有相应的填写说明。

填写完要采购的物资信息后提交审批,进入审批流程。系统支持内部消息、短信、微信通知,收到通知后,审批人可在系统里点击消息直接审批,也可以点击微信消息直接审批。申请人可查询到本人的申购单及其进展情况,部门领导可查询到本部门的申购单及其进展情况,经费卡负责人可查询到本人负责的经费项目的申购单及其进展情况,主管部门、校领导可查询到全校申购单及其进展情况。

申购单审批完成后,如果经费卡号、金额等关键信息要变更,可填写变更单,提交后由经费卡负责人等审批后,系统自动变更信息。

三、 采购管理

申购单审批通过后,根据指定的采购方式组织采购。需要招标的项目,由承办人指定招标代理公司后,由代理公司组织招标,包括发布采购公告、确定投标人、答疑澄清、组件评标委员会、开标评标、确定采购结果、发放结果公告7个步骤。

进口的项目由承办人指定进口代理公司,由进口代理公司组织进口,并填写或上传各个阶段的重要资料,包括确定代理公司、签订合同、海关免税申请函校办已批复、海关免税申请函已提交海关、海关免税表已完成、已到货、已验收7个阶段。

四、 合同管理

需签订合同的项目,申请人上传合同初稿,提交后由相关部门审批。合同分为货物与服务合同、工程合同2大类,2类合同的审批流程不同。审批通过后可打印出合同用印审批表,把审批通过的合同文本生成带有合同编号、二维码的Pdf文件,可打印后进行合同盖章,扫描二维码可查看合同基本信息。

合同有变更时,可申请合同变更,提交后可复制原合同信息,在原合同基础上修改后重新提交审批。合同因各种原值要终止时可申请合同终止,填写原因,提交审批后终止。

五、 验收管理

采购完成后需填写验收单,才可去财务报销。工程、材料/图书、服务在本系统验收,设备需到学校设备管理系统验收,本系统可把采购数据推送给设备管理系统。填写验收单时可提取申购单数据,只需补充完善到货日期、发票号、存放地点等信息即可,提交后由相关人员审批,审批通过后可打印出验收单,凭验收单去财务报销。

六、 电商采购平台

电商采购平台主要用于师生自行采购零星采购限额以下的物资,对接了资产系统、财务系统、电商平台,实现零星采购、集中支付,师生只需挑选商品下单,填写经费卡号付钱,到货后确认收货,购买前无需垫钱,购买后无需报销,方便了广大师生,也减轻财务部门的工作量。

师生可免登录进入电商平台,挑选商品下单后根据商品种类生成对应的申购单,包括办公用品、材料、设备等,填写经费卡号后提交审批,提交时系统调用财务接口自动冻结经费,经费不足不允许提交。审批通过后通过电商平台发货,到货后申请人确认收货,设备还需推送资产系统进行验收。每月定期对验收完成的订单跟电商平台进行对账结算,确认无误后财务付款。

 


   返回