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上海大学 采购管理系统

上海大学是上海市重要的人才培养基地。学校是拥有国家试点学院的17所高校之一,是教育部实施“卓越工程师教育培养计划”的首批高校之一,是中宣部、教育部实施“卓越新闻传播人才教育培养计划”的高校之一。上海大学积极实施人才强校战略,初步形成了层次更为清晰、结构更趋合理、具有一定国际化程度、适应学校发展需要的师资队伍,并已在多数学科领域中形成了若干有特色、有影响、有潜力的学科团队。如今的上海大学,无论是办学水平,还是整体办学条件,在全国高校中都已跻身前列。

我司为上海大学开发的采购管理系统,包括申购管理、采购管理、合同管理、零星采购综合平台、上大迅采、综合管理、系统管理等模块。

一、 申购管理

根据学校采购管理制度,分为6大类申购:设备申购、家具申购、图书申购、材料申购、服务申购、工程申购。每类申购都有个须知告知注意事项,看完后填写申购单。每个填写框都有相应的填写说明。对于进口项目,系统每日更新主要币种的最新汇率,可根据原币价格自动计算人民币价格。

填写完要采购的物资信息后提交审批,进入审批流程。系统支持内部消息、邮件、短信、微信通知,收到通知后,审批人可在系统里点击消息直接审批,也可以点击邮件、微信消息直接审批。申请人可看到完整的审批流程,当前进行到哪一步,如下:

二、 采购管理

申购单审批通过后,根据指定的采购方式组织采购。需要招标的项目,由承办人随机抽取或指定招标代理公司后,由代理公司组织招标,包括招标文件编制及确认、发布招标公告、接收投标商报名、组件评标委员会、开标、评标、发布招标结果、发放中标通知书、上传结项文件9个步骤。

进口的项目由承办人随机抽取或指定进口代理公司,由进口代理公司组织进口,并填写或上传各个阶段的重要资料,包括进口合同签订及确认、预付款、海关免税申请函校办已批复、海关免税申请函已提交海关、海关免税表已完成、已到货、已验收、已支付尾款、清关结算、资料归档10个阶段。

需单一来源公示的项目,承办人可设置公示的起止时间、公示内容,发布后公示到网站上。

三、 合同管理

需签订合同的项目,申请人上传合同初稿,提交后由相关部门审批。审批通过后可打印出合同用印审批表,把审批通过的合同文本生成带有合同编号、二维码的Pdf文件,可打印后进行合同盖章,扫描二维码可查看合同基本信息。

四、 零星采购综合平台

零星采购综合平台主要用于师生自行采购零星采购限额以下的物资,对接了资产系统、财务系统、电商平台,实现零星采购、集中支付,师生只需挑选商品下单,填写经费卡号付钱,到货后确认收货,购买前无需垫钱,购买后无需报销,方便了广大师生,也减轻财务部门的工作量。

师生可免登录进入电商平台,挑选商品下单后根据商品种类生成对应的申购单,包括办公用品、材料、设备等,填写经费卡号后提交审批,提交时系统调用财务接口自动冻结经费,经费不足不允许提交。审批通过后通过电商平台发货,到货后申请人确认收货,设备还需推送资产系统进行验收。每月定期对验收完成的订单跟电商平台进行对账结算,确认无误后财务付款。

五、 上大迅采

为提高采购执行效率,对零星采购限额以上、招标限额以下的项目,可采用上大迅采方式组织采购。用户先根据项目要求设置参数指标,包括技术指标、商务指标、资质要求,提交后由承办人审核,确认无误后发布项目。供应商在截止时间前可投标,逐个指标进行响应,上传佐证材料。到截止时间后承办人先进行资质审核,过关后系统根据各个供应商的响应情况进行智能评分并排名。用户确认是否选择排名第一的供应商,未选择排名第一的供应商时需充分说明理由,并由承办人组织专家评审。可随机抽取或指定评审专家,由各个专家独立评分,汇总后得出评分排名第一的供应商作为成交商。确认成交商后发布成交公告,无成交商时也可以发布流标公告。

六、 综合管理

可根据各种条件对申购单进行查询统计,结果可导出到EXCEL。管理人员可维护招标代理公司库、进口代理公司库。供应商、专家可自行注册,提交后由管理人员进行审核,审核通过后入库。经费卡主可设置经费卡的授权审核人,部门领导本部门采购的授权审核人。可导入重点项目的预算计划,系统可根据经费卡号控制填写申购单时是否必须提取预算计划,以此监控预算计划的执行情况。

领导可通过大数据监管平台对整个采购系统的运行情况有个总体的把握,辅助决策分析。

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